Zmiana lidera w organizacji – jak to zakomunikować?

„Umarł król. Niech żyje król!” – to tradycyjna proklamacja wygłaszana w wielu krajach po wstąpieniu na tron nowego władcy. W biznesie pożegnanie odchodzącego i powitanie nowego lidera wymaga nieco więcej aktywności. Pewne jest jedno – z takim rodzajem zmiany wielu komunikatorów wewnętrznych będzie miało do czynienia w trakcie swojej zawodowej kariery. Warto wiedzieć, co robić w takich sytuacjach, które niejednokrotnie docierają do nas w ostatniej chwili. Dobra wiadomość jest taka, że to rodzaj przewidywalnej zmiany, na którą można się przygotować. Jak ją zakomunikować? W tym materiale dzielę się kilkoma wskazówkami.

Tranzycja lidera składa się z kilku faz. Świadomość ich istnienia może być cennym drogowskazem, który pomoże przygotować się na potencjalną konieczność szybkiego działania.

Faza 0 – czyli wszystko to, co dzieje się przed ogłoszeniem nowego lidera

Tu warto nadstawić uszu. Relacje z kadrą zarządzającą mogą mieć duży wpływ na to, jak wcześnie dowiesz się o planowanej zmianie. O niektórych zmianach mówi się w kuluarach dość wcześnie, o innych informacja jest niespodzianką.

Faza 1 – Pierwszy Dzień – ogłoszenie nowego lidera

To kluczowy moment, który wyznacza nowy etap w organizacji. Dobrze zorganizowane powitanie nowego lidera wzmocni jego pozycję w organizacji, jednocześnie oddając hołd dotychczasowemu liderowi za jego wkład osiągnięcia.

Aktywności komunikacyjne:

·       Pożegnanie dotychczasowego lidera

·       Ogłoszenie nowego lidera

Faza 2 – Pierwsze 30 dni – słuchanie i integracja

Nie bez przyczyny mamy dwoje uszu i jedne usta – pierwsze 30 dni to czas, w którym zadaniem nowego lidera jest wsłuchanie się w potrzeby pracowników. Powinien być widoczny i dostępny, aby budować zaufanie i zdobywać wgląd w funkcjonowanie organizacji. Warto zorganizować takie aktywności i wykorzystać narzędzia, które zainicjują dialog między liderem a ludźmi.

Dla zespołu komunikacji wewnętrznej to też okazja do tego, by zainicjować tzw. "puls check", czyli badanie nastrojów w organizacji i sprawdzić, co działa, a co nie działa w komunikacji. Puls check można wykonać za pomocą narzędzi do pozyskiwania feedbacku takich jak Mentimeter lub Kahoot.

Pytania, które warto zaadresować:

·       Jak nowy lider ma zaistnieć w organizacji?

·       Jaki jest preferowany styl komunikacji nowego lidera?

·       Jak najlepiej wprowadzić oddolny dwustronny dialog między liderem a pracownikami?

·       Co nowy lider wnosi do biznesu?

·       Jakie są aspiracje nowego lidera względem biznesu?

·       Jaka jest osobista historia lidera?

·       Co go kręci?

·       Jak wyglądała droga zawodowa?

·       Na jakim poziomie są umiejętności aktywnego słuchania u nowego lidera?

Aktywności komunikacyjne:

·       Mejl powitalny

·       Video powitalne

·       Spotkania z pracownikami

·       Spotkania z liderami

·       Sesje skip level

·       Nieformalne spotkania z pracownikami

·       Sesje słuchania

·       Puls check – sprawdzenie nastrojów pracowników

Faza 3 – Pierwsze 60 dni – połączenie wizji z działaniem

To czas, w którym nowy lider zaczyna integrować się z organizacją na głębszym poziomie. Warto skoncentrować się na komunikacji strategii i celów, które będą kluczowe dla nowej wizji organizacji. Lider powinien także podzielić się refleksjami, które wyciągnął na podstawie wcześniejszych spotkań i słuchania zespołu. To pokaże, że słuchanie z pierwszej fazy odbyło się po coś i zostały wyciągnięte wnioski. Okres pierwszych 60 dni to także czas, w którym warto zaprezentować komunikacyjny styl lidera.

Pytania, które warto zaadresować:

·       Co zostało usłyszane do tej pory po dotychczasowych spotkaniach z pracownikami?

·       Jakie są główne wnioski?

·       Jakie są dotychczasowe osiągnięcia?

·       Jakich kamieni milowych się spodziewamy?

Aktywności komunikacyjne:

·       Spotkanie kwartalne

·       Ask Me Anything

·       Kontynuacja spotkań z liderami i pracownikami

·       Regularne przekazywanie informacji

Faza 4 – Pierwsze 90 dni – refleksje i wyznaczenie kierunku

To czas refleksji na temat pierwszych trzech miesięcy w roli i przygotowanie kierunku, w którym organizacja będzie zmierzać pod nową liderską banderą. Warto wtedy skupić się na działaniach, które osadzą wizję, misję, strategię oraz cele organizacji w konkretnych działaniach.

Zbudować zrozumienie i stworzyć przestrzeń do tego, aby pracownicy zobowiązali się do osiągania celów biznesowych poprzez regularne komunikowanie wyników firmy, sukcesów, kamieni milowych, ale także przez pryzmat wyzwań.

Pytania, które warto zaadresować:

·       Dokąd zmierzamy jako organizacja?

·       Jakie są wskaźniki sukcesu?

·       W jakiej formie i jak często będą przekazywane statusy ich realizacji?

·       Jakie są refleksje lidera po pierwszych 90 dniach, którymi chciałby się podzielić z pracownikami?

·       Jakich zachowań lider oczekuje od pracowników?

·       Jakie mamy sukcesy?

·       Co poszło nie po naszej myśli i na czym warto skupić uwagę na przyszłość?

Aktywności komunikacyjne:

·       Podsumowanie okresu przejściowego: mejl, spotkanie, video

·       Zdefiniowane priorytety i narracja dla nowego lidera

·       Zdefiniowany rytm i strategia komunikacji

Na co uważać:

· Czas ogłoszenia zmiany – miałam okazję być częścią zespołu, którego nowy szef na stanowisku dyrektora został ogłoszony 1 kwietnia. Większość załogi myślała, że to żart. Serio.

· Opór – zmiana na stanowisku lidera może wywoływać także nieprzyjemne emocje jak lęk, czy niepewność. To zupełnie zrozumiałe, przychodzi nowa osoba i nie wiemy, czego się spodziewać. Warto przemyśleć tę kwestię zawczasu i mieć przygotowany plan na zarządzenie oporem.

· Plan działania na wypadek kryzysu podczas zmiany lidera – kilkukrotnie miałam okazję wspierać komunikacyjnie nowego lidera, który jednocześnie musiał zarządzić kryzysem. Gotowy plan działania w takiej sytuacji nie tylko budował pozycję nowego lidera, ale także miał ogromny wpływ na budowanie marki działu komunikacji wewnętrznej, który takim podejściem pokazywał strategiczne działanie.

Komunikowanie zmiany lidera w organizacji to proces, który warto dobrze zaplanować. Przejrzysta i dobrze zorganizowana komunikacja na każdym etapie zmiany, od ogłoszenia po pierwsze miesiące, pomoże w płynnym przejściu i wzmocni pozycję nowego lidera w organizacji.

‍