Jakie pytania zadawać, aby zmierzyć efektywność spotkań?

Spotkania są chlebem powszednim naszej pracy, czy nam się to podoba, czy nie. Nic nie wkurza bardziej niż spotkanie, które nic nie wnosi, dlatego warto, by czas na nich spędzony był jak najbardziej efektywny. Jak mierzyć efektywność spotkań? Zadając odpowiednie pytania.

Lista, którą się dzisiaj dzielę zajmuje ważne miejsce w moim komunikacyjnym narzędziowniku. Pomaga mi ocenić efektywność spotkań, które prowadzę i uzyskać wartościową informację zwrotną, która z kolei pozwala mi je ulepszać.

Większość pytań, które są zadawane po spotkaniach należy do jednej z pięciu kategorii. Mierząc efektywność spotkań ważne jest, aby zadawać pytania ze wszystkich tych obszarów i otrzymać holistyczną informację zwrotną.

Rodzaje pytań mierzących efektywność spotkań:

1.       Pytania ogólne

2.       Pytania o efektywność spotkania

3.       Pytania o wydajność spotkania

4.       Pytania o satysfakcję uczestników ze spotkania

5.       Pytania dotyczące rozwoju osobistego i zawodowego

Pytania ogólne:

To proste pytania, których celem jest otrzymanie ogólnej oceny spotkania. Chodzi o to, aby otrzymać ogólny ogląd uczestników, zanim zaczniemy dopytaywać o szczegóły. Oto przykłady.

1.       Jak oceniasz to spotkanie?

2.       Czy to spotkanie było użyteczne?

3.       Czy to spotkanie było wartościowe?

4.       Czy po tym spotkaniu masz poczucie dobrze wykorzystanego czasu?

5.       Jak to spotkanie wypadło w porównaniu z porzednim?

Pytania o efektywność:

To pytania bardziej szczególowe. Dzięki nim dowiadujemy się szczegółów na temat tego, dlaczego spotkanie było dobre, czy nie. Zadając pytania o efektywność, dowiemy się między innymi, czy zostały osiągnięte zamierzone cele spotkania.

1.       Czy podczas spotkania zostały osiągnięte zamierzone cele?

2.      Czy spotkanie dało Ci to, czego potrzebujesz, aby rozwiązać problemy, które pojawiły się przed spotkaniem?

3.      Czy nasza dyskusja sprawiła, że wiesz, co robić dalej?

4.      Co możemy zrobić inaczej, aby osiągać nasze cele?

Pytania o wydajność i rezultat:

Osiągnięcie celów samego spotkania to jedno, ale warto też pytać o to, jaki jest jego rezultat. Podczas spotkania możesz osiągnąć cel w postaci ustalenia terminów projektu, ale co z tego, jeśli terminy są nierelistyczne? Oto przykłady pytań o wydajność i rezultat.

1.       Czy dzięki temu spotkaniu jesteś lepiej wyposażony do osiągnięcia swoich celów?

2.       Czy dzięki zaprezentowanemu tematowi usprawnisz swoją wydajność?

3.       Czy możemy zrobić coś, co sprawi, że nasze cele będą bardziej realistyczne?

4.       Czy powinniśmy spotkać się kolejny raz, aby zrewidować nasze cele?

5.       Czy metody prowadzenia spotkania są wystarczające do osiągania rezultatów?

Pytania o satysfakcję uczestników:

Definiując pytania o satysfakcję wesprzyj się modelem know-feel-do i skorzystaj ze zdefinowanych celów komunikacyjnych. Jeśli nie znasz tego modelu, zachęcam Cię do przeczytania artykułu na ten temat. Link znajdziesz tutaj >>

1.       Czy czułeś się zaangażowany podczas spotkania?

2.       Czy to spotkanie sprawiło, że czułeś się... (tu wpisz cele komunikacyjne, które zdefiniował*ś budując Know-Feel-Do spotkania)

3.       Czy to spotkanie sprawiło, że czułeś się bardziej... (odwołaj się do ryzyk i zdefiniuj uczucia przeciwne do tych zdefiniowanych w know-feel-do)

4.       Czego potrzebujesz, aby podnieść satysfakcję z udziału w naszych spotkaniach?

Pytania dotyczące rozwoju osobistego i zawodowego:

Spotkania mogą mieć różne cele. Warto do nich włączyć element edukacyjny, z którego uczestnicy będą mogli wynieść coś więcej niż tylko ustalenia i kolejne kroki.

1.       Czy nasze spotkania są dla Ciebie rozwojowe?

2.       Czy nasze spotkania pomagają Ci zdobyć umiejetności związane z Twoją obecną rolą?

3.       Czy nasze spotkania dają Ci przestrzeń do interakcji z innymi członkami zespołu?

4.       W jaki inny sposób nasze spotkania mogłyby wesprzeć Twój rozwój osobisty i zawodowy?

Pytania do ankiety po spotkaniu należy tworzyć w oparciu o zdefiniowane cele spotkania. Te, które zamieściłam powyżej mogą, ale nie muszą być wykorzystane w niezmienionym kształcie. To tylko przykłady, które mogą okazać się pomocne przy tworzeniu Twoich własnych pytań. Zachęcam do tego, aby tratować tę listę jako punkt startowy,  a nie jako ściągę.

‍